NGO PLAN · 數位導入計畫

四家 NGO，全面數位升級

任期 12 個月，7 月起跑。四組人馬同步展開，微型 Q1 完成、大型任期末壓軸交付。

目標 NGO 組織

執行階段

學習面向

執行月份

NGO 任務矩陣

每個階段，四種規模的 NGO 各有不同的重點任務。

訪談

Month 2

LARGE

大型 NGO

·訪談對象：高層 + 1 位部門主管 + 1 位現場社工
·盤點現有 CRM／個案管理／募款系統
·確認跨部門溝通實際痛點
·了解政府申報、人力調度

MEDIUM

中型 NGO

·訪談對象：中心主任 + 行政 + 照服員
·了解家屬對資訊透明的期待
·確認 LINE 使用現況與意願
·核心問題：家屬最常打電話問你什麼？

SMALL

小型 NGO

·訪談對象：創辦人 + 主要志工
·了解每月行政工作時數分配
·確認募款、報名、物資管理現況
·核心問題：你突然生病一週，組織會怎樣？

MICRO

微型 NGO

·訪談對象：創辦人（通常即全部）
·了解組織核心服務與受益對象
·確認最大的時間殺手
·核心問題：哪些你最不想再自己做了？

規劃

Month 3

LARGE

大型 NGO

·分階段、低衝擊
·先從單一部門試點
·優先解決最高頻痛點（個案報告自動化）
·制定 3+3 月試點計畫

MEDIUM

中型 NGO

·快速見效、建立信任
·第一個月解決家屬溝通問題（LINE Bot）
·第二個月建立健康紀錄數位化
·兩次全員工具培訓

SMALL

小型 NGO

·最簡可行、免費優先
·只選三個核心工具，不貪多
·創辦人不在時能正常運作
·設計一頁式操作手冊

MICRO

微型 NGO

·一人就能用、立即見效
·鎖定單一最大痛點
·選擇手機即可操作的工具
·30 分鐘內可上手的流程

需求設計

Month 4

LARGE

大型 NGO

·繪製現有 vs 未來流程對比圖
·設計 Make.com 自動化架構
·規劃 Airtable／Notion 資料庫結構
·取得主管層書面確認

MEDIUM

中型 NGO

·設計 LINE Bot 對話流程與選單
·規劃 Google Sheet 健康紀錄結構
·設計家屬通知模板與觸發
·操作示意圖給照服員確認

SMALL

小型 NGO

·設計 Google Form 報名／申請
·規劃 Notion／Airtable 管理頁面
·設計捐款人自動回覆模板
·與創辦人逐步確認每個畫面

MICRO

微型 NGO

·單一 Google Sheet 即可管理
·LINE 官方帳號自動回覆選單
·一頁 A4 操作說明（可離線使用）

導入

Month 5

LARGE

大型 NGO

·主管層：1 小時策略說明
·社工層：2 小時操作培訓（兩批）
·行政層：1 小時報告功能
·第一週每日線上支援

MEDIUM

中型 NGO

·半天工作坊全員一起學
·角色扮演：模擬家屬來訊
·每人實際操作一次完整流程
·LINE 群組作為問題回報

SMALL

小型 NGO

·與創辦人一對一操作 2 小時
·錄製操作影片供志工自學
·第一個月每週線上確認一次
·志工輔助操作簡易說明卡

MICRO

微型 NGO

·陪創辦人當場設定完所有工具
·當天完成第一筆真實資料輸入
·確認創辦人能獨立操作
·留下 WhatsApp 聯繫管道

建構

Month 6–8

LARGE

大型 NGO

·Make.com 全面上線
·個案資料庫完整建置
·自動月報每月 1 日發送
·捐款人透明儀表板上線

MEDIUM

中型 NGO

·LINE Bot 完整功能上線
·健康紀錄系統含歷史資料
·志工排班自動通知
·政府申報報表自動產出

SMALL

小型 NGO

·報名／物資管理穩定運作
·捐款感謝自動回覆
·志工出勤紀錄數位化
·月度成果一頁報告

MICRO

微型 NGO

·核心工具穩定 30 天+
·自動化不需人工介入
·最簡維護手冊（一頁 A4）

執行

Month 9–12

LARGE

大型 NGO

·每季數據回顧
·擴展自動化覆蓋範圍
·培訓內部 AI 種子人員
·整理可分享的成功案例

MEDIUM

中型 NGO

·每季家屬滿意度調查
·優化 LINE Bot 互動
·擴展到更多照護場景
·協助主管機關報告

SMALL

小型 NGO

·記錄每月省下行政工時
·追蹤捐款人回訪率
·每半年升級一個功能
·撰寫成果報告作為募款素材

MICRO

微型 NGO

·驗證創辦人能完全獨立維護
·記錄真實故事
·評估升級到小型組織模式